Ameliorez votre organisation et productivité personnelle
Methode “Zen to Done” de Leo Babauta
La methode ZTD de léo Babauta vous permettra d’atteindre les objectifs suivants :
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- Devenir organisé
- Vous simplifier la vie
- Garder les choses sous contrôle
- Réserver de la place dans votre vie pour créer de nouvelles choses ou vous apporter du bien être
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La methode comporte 10 habitudes à mettre en place :
1: Collecter
2: Traiter
3: Planifier
4 : Agir
5 : Confiance
6 : Organiser
7 : Simplifier
8 : Réviser
9 : Routine
10 : Passion
La méthode Zen To Done en détail
Nous allons détailler point par point ces habitudes qui vont vous permettre d’agir en confiance au quotidien vers les objectifs que vous vous êtes fixés de manière ZEN !
Nous ne pouvons pas tout retenir !
Notre cerveau n’est pas fait pour stocker les centaines de petites informations emmagasinées au quotidien. Il en retient une partie infime dans sa mémoire immédiate, elle est vite saturée !
Nous considérons notre cerveau comme une source de stockage permanant alors que ce n’est pas la source de stockage la plus fiable !
Le problème c’est que quand on se souvient de ces petites taches à accomplir, ce n’est jamais au bon moment : exemple penser à acheter de la farine pour un gâteau quand on est au bureau, penser à prendre un rendez-vous professionnel quand on fait du sport…
On est envahi de pensées qui nous perturbent dans des moments qui ne sont pas adéquats et qui nous empêchent d’être à 100% dans l’activité de l’instant présent.
Comme vous ne voulez pas oublier, cela encombre votre cerveau et cela augmente votre stress
La solution simple :
Notez toutes ces informations sur un carnet ou un agenda : pas les deux, il faut choisir ce qui vous convient le mieux. Quand vous êtes en déplacement le petit carnet, un Smartphone c’est plus pratique…
Notez toutes les informations : rendez vous, les choses à faire, les personnes à contacter…
Stockez vos informations
Vos documents qui vous concernent personnellement ou votre fonction dans votre entreprise dans une boite de réception physique, voire deux mais pas 6 ou 7. Evitez la sur-categorisation: urgent, à faire, en attente, personnel, à traiter…
Vos mails au sein d’un seul compte mail. Nous perdons beaucoup de temps à chercher dans quelle boite on a reçu tel mail.
Vos idées sur votre carnet, pas sur un coin de cahier ou une feuille volante qui sera perdue dans la masse.
Centralisez votre information.
Vous allez me dire : mes boites vont déborder d’information !
Ce qui nous ammène au point 2 :
II. Traiter l’information :
Pour être efficace,
5 choix quand vous recevez l’information :
1/ Supprimer : si c’est de la pub ou bien si vous n’avez pas le temps de répondre et que ce n’est pas important : il est inutile de stocker un mail auquel vous ne répondrez probablement jamais.
2/ Déléguer : si c’est une action qui ne nécessite pas obligatoirement votre présence, vos compétences, confiez-la à une autre personne. Si c’est important, notez la date de contrôle de la tâche ( a-t-elle bien été réalisée)
3/ Classer : courrier inscription, codes ou facture que vous pourrez retrouver facilement dans un classeur ou dossier. Dans votre boite mail de type Outlook, vous pouvez créer des sous dossiers du type : inscriptions mot de passe, factures, partenaires… mais pas trop ! simplifiez .
4/ Planifier :L’exécution de cette tâche ou information importante dans votre carnet ou calendrier
5/ Faire : si la tache prends moins de 3 minutes, car la stocker, la classer , de la déléguer ou la planifier vous prendra plus de temps que de vous en débarrasser tout de suite. Cela désencombrera également votre cerveau, vous aurez l’impression d’être plus libre et d’avancer.
III. Planifier
La méthode des grosses pierres.
Imaginez un seau, des grosses pierres, des cailloux et du sable
Les grosses pierres représentent les actions importantes
Les cailloux représentent les affaires courantes
Le sable représente les futilités
Vous devez remplir le seau
Comment est rempli généralement le seau :
On commence par les futilités, le sable ce qui est facile à traiter ne demande pas beaucoup de concentration mais dont le volume reste important.
Puis les cailloux, car il faut traiter les affaires courantes avant la fin de la journée
Vient ensuite les grosses pierres, les taches importantes, mais le seau est déjà bien rempli. On remet alors les taches importantes en se disant que le lendemain il aura moins de futilités et que les taches courantes seront moins nombreuses.
Voici la méthode efficace :
Remplissez avec les grosses pierres, complétez avec les cailloux autour des grosses pierres, et naturellement, le sable viendra remplir les trous. Je vous laisse interpréter l’image en termes d’organisation.
Vous l’aurez compris, à la fin de la journée, de la semaine, votre productivité en sera largement accrue.
Comment cela se traduit concrètement ?
Prenez rendez-vous avec vous-même.
En début de semaine, placez sur votre agenda les grosses pierres
Ce sont les actions importantes qui vous rapprochent le plus de votre objectif final.
Ces grosses pierres sont sacrées, elles ne doivent bouger qu’en cas de force majeure.
Placez ensuite les cailloux dans les espaces restants et enfin, seulement les taches futiles desquelles vous vous souvenez ou plutôt que vous avez noté préalablement dans votre carnet.
Comment faire pour être productif pour les taches importantes ( les grosses pierres)
Se concentrer sur une seule tache à la fois.
Chaque tache demande un temps de concentration préalable, votre cerveau a besoin d’un pré-chauffage. A chaque interruption de sa réalisation (coup de fil, email, sms…) fait partir votre esprit ailleurs et demande une phase de reconcentration, un nouveau pré-chauffage qui peut aller jusqu’à plusieurs minutes.
Une tâche qui aurait pu être achevée en 2 heures, vous la trainerez ainsi toute la journée, polluée par des futilités qui auraient pu être regroupées à d’autres temps.
Comment faire ?
Dépoluez votre cerveau.
Voici les recommandations de Léo Babauta:
1. Fermez vos boites mails, téléphone portable et internet si possible pour éviter toutes les interruptions intempestives qui freinent votre productivité
2. Débarrassez-vous de l’encombrement de votre bureau. L’effet psychologique est très fort. Vous désencombrez également votre esprit et cela accroit votre anxiété liée au classement.
3. Utilisez une minuterie pour vous focaliser sur votre tâche aussi longtemps que possible.
4. Si vous êtes dérangé, écrivez toute demande entrante sur un bloc notes papier ou informatique.
V. Système de confiance
Un mot d’ordre le seul à retenir : SIMPLIFIEZ !
Une fois mise en œuvre votre nouvelle organisation : Il faut avoir confiance dans votre système de rangement, de classement.
Ce qui créer de la confiance selon Léo Babauta, c’est la simplicité.
Si vous faites une liste de tâches à accomplir, elle doit être aussi simple que possible. Et… Vous devez contrôler quotidiennement cette liste.
Arrêtez d’essayer de nouveaux outils, c’est une perte de temps. Quand vous avez trouvé une organisation simple, gardez-la précieusement, elle sera la plus efficace pour vous.
Enfin Automatisez votre système d’organisation.
VI. S’organiser
« Chaque chose à sa place, chaque place a sa chose »
conseils :
1. Jeter
Votre meilleure amie : la poubelle
Jetez tout ce qui n’est pas essentiel, tout ce qui peut polluer votre espace de travail. Pensez que si vous avez un besoin d’information, une requête sur internet vous donnera l’information en quelques secondes.
2. Rangez immédiatement
Reporter le rangement à plus tard vous créera du travail supplémentaire pour trier, classer… quand vous rechercherez un document , c’est 3 à 10 fois plus de temps perdu.
3. Adoptez un système simple de classement
Créer des dossiers physique (chemises en carton) et des dossiers informatiques.
Et surtout : ETIQUETEZ
Achetez le nécessaire une bonne fois et servez vous en !
Conseil concernant les dossiers sur ordinateur : mettez la date de création sur vos document au début du nom du document selon un format toujours identique.
Exemples : 2013-02 facture Tartenpion ou 2013-02-31 réunion budget
L’avantage principal, c’est que les documents récents seront en haut de liste.
4. Bannisez le nom de dossier : DIVERS
Le désordre, la perte de temps à chercher des documents est générateur de stress.
Le stress empêche la motivation et la créativité et c’est le plus grand
VII. Réviser
Gardez votre système de productivité performant.
Chaque semaine prévoyez un temps de revue hebdomadaire
Exemple, Vendredi soir, lundi matin.
1. Revoyez votre but à long terme
Les buts que vous vous êtes fixés, le but que vous voulez atteindre cette année. Enfin celui à atteindre en fin de semaine. Pas plus de 5 minutes.
2. Révisez vos notes
Listez les tâches accomplies, rayez. Listez, actualisez les tâches inachevées. Rajoutez les tâches de la semaine.
Consulter les idées du carnet de notes et transformez les en tâches si nécessaire. L’idée devient l’action, elle sort du champ du rêve.
3. Organisez votre agenda de la semaine
Placez vos grosses pierres, les cailloux, et enfin le sable. 10 à 15 minutes
Si une grosse doit être déplacée, demandez-vous pourquoi, cette informations précieuses va dans le sens de votre progrès dans la réflexion de votre organisation.
VIII. Simplifier
Réduire à l’essentiel
La simplification passe par l’élimination
4 pistes pour aller à l’essentiel
1. Si votre liste d’actions est trop importante, éliminez.
Une à trois 20 à 25 tâches dans la semaine est largement suffisant. Trop de tâches vont créer de la confusion et engendrer du stress. Focalisez vous sur la tâche qui vous rapproche de votre objectif à long terme.
2. Engagement
Vous êtes sollicité par des amis, collègues pour des informations, des services.
Sachez dire non. Concentrez-vous sur les engagements qui vous tiennent à cœur. Réservez du temps aux activités récréatives qui vous passionnent.
Faite la liste de vos engagements et posez-vous la question à chaque fois si cela retarde votre cheminement vers vos objectifs.
3. Internet
Faites le ménage dans vos mails, supprimez ce qui est inutile, soyez sans pitié. Limitez vos flux rss, ne gardez que ceux qui sont les plus efficients pour votre activité. Ne consultez votre boite email que 2 fois par jour, définissez ces temps à l’avance et répondez, classez ou supprimez immédiatement. Fermez vos messageries instantanées, autres sources de distraction.
Faites le ménage sur le temps passé devant les écrans ! N’allez sur internet que pour un but précis et régulez votre temps sur les réseaux sociaux. Internet constitue une formidable distraction, c’est un formidable aspirateur de temps et de motivation. Vous pensez apprendre plein de choses en surfant, mais sans but précis, vous n’allez retenir qu’une infime partie des informations consultées et vous n’agissez pas
De même, beaucoup de relations sur les réseaux sociaux, sont peu fructueuses, et à la fois gourmandes en temps.
4. Médias
« Coupez-vous du bruit du monde »
C’est un conseil que donne Tim FERRIS dans « la semaine des 4 heures » ou il prône une diète médiatique .
80% des informations quotidiennes vous les oublierez et pourtant, elles auront accaparé votre cerveau, votre temps pour un résultat nul quant à la poursuite de vos objectifs.
Choisissez vos sources d’information.
Ne vous ingurgitez pas la radio, la télé en boucle, les journaux. Ce sont des flots d’informations qui ne vous apportent pas grand-chose et ce sont des faits sur lesquels vous n’avez que peu de pouvoir d’action.
Le temps gagné, vous le passerez à vous instruire sur votre passion, devenir plus compétant dans votre domaine d’activité. Lisez, participez à des conférences, rencontrez des personnes ressources, rendez de vrais service autour de vous ( tout en sachant trier et dire non !). Cette stratégie vous rapprochera de vos buts fixés.
Pour les nouvelles importantes, vos amis, vos connaissances vous tiendront au courant.
Je le pratique depuis longtemps et je dois dire que j’ai gagné du temps !
La règle à retenir : pas de télé dans l’espace de vie (salon, salle à manger). Le temps du repas est propice à passer un moment de qualité avec sa famille, ses amis.
J’aime je regarde des reportages sur des sujets ciblés, des chaines de qualité comme ARTE. Le sujet est clair, cernant bien les enjeux de société. J’évite les enquêtes d’actions, les reportages à sensation (la drogue, les jeunes) et les débats d’experts à la tête de lobbies qui nous serinent qu’il faut faire des réformes… J’évite également les multiples séries qui demandent à être au rendez vous avec sa télé régulièrement.
IX La routine
A l’écart du chaos.
Une idée tenace nous tiens au corps : la routine, c’est quelque chose d’ennuyeux qu’il faut éviter à tout prix. Cela nous vient du monde moderne consumériste où pour être heureux, il faudrait toujours tout remettre en question…
Or la routine peut être bénéfique. C’est une succession de tâches que l’on exécute toujours de la même manière. Cet automatisme libère l’esprit pour nous consacrer ensuite sur les temps plus créatifs.
Pratiquant régulier de TAI CHI CHUAN et de Gi Gong au quotidien, j’ai installé cette routine de méditation après le petit déjeuner, ce qui me permet d’être plus concentré ensuite pour mon travail. Alors parfois, cette séance se réduit à quelques minutes mais je ne fais plus l’impasse. L’heure par jour que je consacrais aux réseaux sociaux, je l’ai remplacée par une demi heure d’accordéon+ une demi heure de réseaux sociaux.
Le plus difficile est de la mettre en place sa routine. Ensuite, vous n’y pensez plus et cela apporte une meilleure organisation dans votre vie.
Vous-même si vous ne le faites pas déjà, vous pouvez mettre en place une routine du matin et/ou du soir.
Par exemple :
Le matin :
Travailler votre agenda
Mettre à jour vos listes de tâches ou d’idées,
Faire du sport, de la méditation
Déjeuner…
Et je vous conseille comme première activité « professionnelle » de la journée :
Effectuer une tâche importante, une tâche qui prend du temps avant même de gérer les affaires courantes ou vous adonner aux futilités quotidiennes (mails, réseaux sociaux…)
Le soir :
Faire un bilan rapide de la journée ( tâches accomplies…) et de tenir une sorte de carnet de bord de votre avancée dans votre but fixé pour être heureux.
X. Trouver votre passion
« Rien de grand dans le monde n’a été accompli sans passion ». Hegel
Dans les neuf précédentes habitudes, si vous les mettez en application, vous serez plus efficace mais…
SEREZ-VOUS PLUS HEUREUX ?
Vous pouvez être plus productif mais sur un domaine qui ne vous correspond pas fondamentalement.
Alors comment trouver votre passion ?
Faites ce qui suit :
Listez ce que vous aimez faire. Faites une liste d’au moins 10 centres d’intérêts
Que lisez vous, quels sujets vous intéressent. C’est un bon révélateur de vos passions.
Demandez autour de vous. Questionnez votre entourage sur leurs passions. Cela peut vous influencer et vous faire découvrir un sujet qui va vous passionner. Demandez-leur aussi (amis, parents, frères et sœurs…) selon eux quel est votre passion, ou sur quel domaine vous êtes doué. Vous aurez peut être des surprises !
Testez des activités sans vous éparpiller (une ou deux en même temps maximum), mais engagez vous !
Ne cessez jamais d’essayer. N’abandonnez pas trop vite. Vous ne pourrez jamais savoir si telle activité, dépassé le niveau débutant ne vous ouvre pas des horizons. Ne soyez pas impressionnés par ceux qui ont commencé avant vous. Ils ont été débutants aussi, ils se sont accrochés. Quand vous aurez 5 ans de pratique, les nouveaux pratiquants vous regarderont avec cette même admiration de votre niveau.
Et… imaginez comment vous pourriez en vivre, si vous montiez une entreprise dans une de vos passions, vous seriez naturellement bon !
Capitalisez de la compétence dans vos passions, cela vous sera utile dans le futur.
Et un jour, l’ aventure commence…
Alors, soyez productifs pour avoir plus de temps libre mais surtout :
SOYEZ HEUREUX !
Pour obtenir le livre :
version originale pour les anglophones :
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Cet article a été inspiré de la méthode Zen To Done de Léo Babauta.